De wereld digitaliseert in hoog tempo. Steeds meer administratieve en bedrijfskritische processen lenen zich uitstekend voor automatisering. Denk aan factuurverwerking, het uitlezen van orderbevestigingen, pakbonnen en logistieke documenten, digitale verkoopdossiers en andere foutgevoelige, handmatige werkzaamheden.

Simac Document Solutions (SDS) helpt organisaties om deze processen slimmer, efficiënter en betrouwbaarder in te richten. We ondersteunen onze klanten bij hun digitale transformatie: van papier naar data en van handmatige verwerking naar geautomatiseerde workflows. Zo maken we informatie toegankelijker, optimaliseren we bedrijfsprocessen en dragen we bij aan een efficiëntere bedrijfsvoering en beter Business Process Management.

Jouw rol

Als Organisation Support Specialist speel je een belangrijke rol in de verdere professionalisering en groei van Simac Document Solutions. Je zorgt voor duidelijke, uniforme en toekomstbestendige werkwijzen en helpt de organisatie om projecten, processen en klantafspraken naar een hoger niveau te tillen.

Je ontwikkelt en bewaakt de organisatiebrede Way of Working, ondersteunt en coacht consultants bij projectmatig werken en vertaalt verbeterkansen naar praktische processen, richtlijnen en standaarden. Daarnaast werk je nauw samen met Sales, Operations en management aan het professionaliseren van offertes, SLA's en klantafspraken. Daarbij heb je oog voor kwaliteit, haalbaarheid, risico's en juridische zorgvuldigheid.

Je bent de verbindende schakel tussen strategie en praktijk. Je weet verschillende belangen bij elkaar te brengen, creëert draagvlak voor verandering en zorgt ervoor dat verbeteringen niet alleen op papier staan, maar ook daadwerkelijk worden toegepast. Zo bouw je mee aan een professionele, efficiënte en schaalbare organisatie, zonder de praktische werkbaarheid uit het oog te verliezen.

De afdeling Operations is verantwoordelijk voor de betrouwbare en efficiënte levering van de document- en factuurverwerkingsdiensten van Simac. De afdeling vormt de verbindende schakel tussen klanten, leveranciers, consultancy, support en verschillende interne disciplines. Daarbij staan kwaliteit, continuïteit, productiviteit en continue verbetering centraal.

Het team bestaat uit verschillende specialisten en kenmerkt zich door een professionele, informele en collegiale cultuur met korte lijnen, veel eigen verantwoordelijkheid en een praktische, klantgerichte instelling. De ambitie is om steeds meer datagedreven, proactief en voorspelbaar te werken, met als doel de dienstverlening en interne processen continu verder te verbeteren.

Wat ga je doen?

• Opstellen en actualiseren van de Way of Working;

• Inventariseren en harmoniseren van bestaande werkwijzen;

• Ontwikkelen van standaardtemplates en kwaliteitscriteria voor projectplannen,

• Offertes, SLA's, rapportages en evaluaties;

• Uitvoeren of organiseren van kwaliteitsreviews;

• Begeleiden van consultants bij projectstart, planning, scope, risico's, besluitvorming, acceptatie en projectevaluatie;

• Vertalen van knelpunten naar concrete verbeterinitiatieven;

• Vastleggen van verantwoordelijkheden, escalatiepaden en governance; monitoren of standaarden daadwerkelijk worden toegepast en het resultaat opleveren.

Wie ben jij?

Je bent een toegankelijke, nuchtere en proactieve professional met een sterk analytisch vermogen en gevoel voor organisaties en onderlinge verhoudingen. Je brengt structuur aan, neemt verantwoordelijkheid en weet met overtuigingskracht en resultaatgerichtheid mensen mee in veranderingen.

Je werkt zelfstandig, stelt kritische vragen, schrijft helder en zorgvuldig en hebt oog voor kwaliteit. Daarbij beschik je over sterke communicatieve vaardigheden en weet je collega's op een praktische en constructieve manier te begeleiden, zonder het eigenaarschap van hen over te nemen.

Daarnaast beschik je over:

• HBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur in bedrijfskunde, operations management, informatiemanagement, rechten of een vergelijkbare richting;

• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een specialistische, adviserende of procesgerichte functie;

• Aantoonbare kennis van procesmanagement, procesoptimalisatie en projectmatig werken;

• Ervaring met projectmethodieken zoals PRINCE2, Agile of Scrum;

• Kennis van contract- en SLA-management, risicomanagement, kwaliteitsmanagement en change management;

• Ervaring met het ontwikkelen en implementeren van werkwijzen, project governance en kwaliteitsstandaarden;

• Vaardigheid in het structureren en beoordelen van commerciële en operationele documentatie;

• Goede beheersing van Microsoft 365 en bij voorkeur ervaring met SharePoint en rapportagetools;

• Uitstekende beheersing van het Nederlands en goede professionele beheersing van het Engels, mondeling en schriftelijk;

• Het vermogen om juridische aandachtspunten te herkennen en tijdig specialistische expertise in te schakelen;

• Een relevante certificering, bijvoorbeeld Lean, PRINCE2, Agile/Scrum, ITIL of contractmanagement, is een pré;

• Aanvullende kennis van Lean, PRINCE2, Agile/Scrum, ITIL, compliance, Power BI of document- en factuurverwerking is een plus.

Waarom kiezen voor Simac Document Solutions?

Simac is een warme organisatie die nauw samenwerkt vanuit diverse locaties in Nederland en België en waarin een positieve, klantgerichte sfeer heerst. Binnen Simac Document Solutions heerst een familiaire en informele cultuur. We zijn een team van 20 collega’s die nauw met elkaar samenwerken vanuit het Simac kantoor in Ede.

We zijn een ambitieus en innovatief bedrijf met oog én zorg voor de samenleving, onze klanten en onze medewerkers. We willen duurzame relaties aangaan met mensen die bij ons passen, die onze normen en waarden delen.

Bij Simac gaan we technologische uitdagingen aan in teamverband, wat zorgt voor de beste oplossing voor onze klanten. Dit is de Simac manier van werken.

Wat bieden wij jou?

• Een aantrekkelijk salaris tussen de €4.000 en €6.000, passend bij de kennis en ervaring die je met je meebrengt;

• Een telefoon en laptop van de zaak;

• Een reiskostenvergoeding;

• Een variabele bonus van maximaal 1 maandsalaris;

• 26 vakantiedagen, met de mogelijkheid om dagen bij te kopen;

• 8% vakantiegeld;

• Een goede pensioenregeling;

• De mogelijkheid om een goede thuiswerkplek in te richten;

• De mogelijkheid tot deelname aan onze collectieve zorgverzekering;

• De mogelijkheid om hybride en flexibel te werken;

• Een internet- en thuiswerkvergoeding;

• Een prettige werkomgeving bij een warm familiebedrijf waar mens en technologie centraal staan.

Goed om te weten

Bij indiensttreding zal er een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) worden gevraagd.