Key Skills

Job Description

NEDERLANDS HIERONDER, DUTCH BELOW Part-time (20 hours per week, with room for more), mostly from home, immediate start Face Institute is a specialised clinic for aesthetic facial surgery and cosmetic medicine in Amsterdam, Bergen & Naarden. Our medical team, Dr. Callum Faris (facial plastic and reconstructive surgeon) and Dr. Susan Schmidt (cosmetic doctor KNMG), has over 40 years of combined experience in world-class facial treatments. We stand for “the art of aesthetics”: a holistic, expert approach in which quality, trust and natural results come first. You’re the first point of contact for many of our patients. You respond to enquiries and questions, guide patients before and after their visit to the clinic, and manage their appointments. What you’ll do Follow up on and respond to leads and incoming enquiries (phone, email, forms), making sure every prospective patient feels heard and helped quickly Answer questions from patients Call patients before their consultation to answer their questions and see together whether a consultation is the right next step Call patients after their visit to answer their questions Schedule and reschedule appointments What we’re looking for Fluent English and Dutch (required) Experience as a medical assistant or medical receptionist is a plus, but not required. We’ll train you A warm, open and professional manner. Patients feel at ease with you Comfortable on the phone with prospective patients, and confident handling questions about treatments and bookings. We’ll teach you everything you need to know about our treatments Discreet and careful with patient data Strong organisational skills Reasonably handy with IT and digital systems Someone who takes ownership of their tasks Available on Tuesdays and Wednesdays. An extra day, or hours spread over multiple days, is a plus, as is flexibility in timing Returners to the workforce with previous work experience, and applicants of all ages, are very welcome What we offer A part-time role of 20 hours per week, with room for more, mostly from home An hourly rate of €20 to €24 gross, depending on mastery of the role’s competencies A small, close-knit team Working alongside top specialists in a clinic with an international reputation Application process We’re looking to fill this role as soon as possible and review applications on a rolling basis. After receiving your CV we’ll get in touch quickly for an initial conversation with our practice manager. If it’s a good fit, you’ll have a conversation with our doctors, after which we close with an offer. Send your CV and a short motivation to [email protected] with the subject line “Patient Coordinator”. Parttime (20 uur per week, met ruimte voor meer), grotendeels vanuit huis, per direct Face Institute is een gespecialiseerde kliniek voor esthetische gezichtschirurgie en cosmetische geneeskunde in Amsterdam, Bergen & Naarden. Ons medisch team, dr. Callum Faris (plastisch en reconstructief gezichtschirurg) en dr. Susan Schmidt (cosmetisch arts KNMG), heeft samen ruim 40 jaar ervaring in gezichtsbehandelingen op wereldniveau. Wij staan voor “the art of aesthetics”: een holistische, deskundige benadering waarin kwaliteit, vertrouwen en natuurlijke resultaten centraal staan. Je bent het eerste aanspreekpunt voor veel van onze patiënten. Je beantwoordt aanvragen en vragen, begeleidt patiënten voor en na hun bezoek aan de kliniek en beheert hun afspraken. Wat je gaat doen Het opvolgen van en reageren op leads en binnenkomende vragen (telefoon, e-mail, formulieren), zodat iedere potentiële patiënt zich gehoord voelt en snel geholpen wordt Het beantwoorden van vragen van patiënten Patiënten voorafgaand aan hun consult bellen om hun vragen te beantwoorden en samen te kijken of een consult de juiste volgende stap is Patiënten na hun bezoek bellen om hun vragen te beantwoorden Het inplannen en verzetten van afspraken Wat we zoeken Vloeiend Engels en Nederlands (vereist) Ervaring als doktersassistent of medisch receptionist is een pré, maar niet vereist. Wij leiden je op Een warme, open en professionele uitstraling. Patiënten voelen zich bij jou op hun gemak Comfortabel aan de telefoon met potentiële patiënten en zelfverzekerd in het beantwoorden van vragen over behandelingen en boekingen. Wij leren je alles wat je moet weten over onze behandelingen Discreet en zorgvuldig in de omgang met patiëntgegevens Sterke organisatorische vaardigheden Redelijk handig met IT en digitale systemen Iemand die eigenaarschap neemt over de eigen taken Beschikbaar op dinsdag en woensdag. Een extra dag, of uren verspreid over meerdere dagen, is een pluspunt, net als flexibiliteit in tijden Herintreders met eerdere werkervaring en sollicitanten van alle leeftijden zijn van harte welkom Wat we bieden Een parttime rol van 20 uur per week, met ruimte voor meer, grotendeels vanuit huis Een uurloon van € 20 tot € 24 bruto, afhankelijk van de beheersing van de competenties die bij de rol horen Een klein, hecht team Werken aan de zijde van topspecialisten in een kliniek met een internationale reputatie Sollicitatieprocedure Wij willen deze rol zo snel mogelijk invullen en beoordelen sollicitaties doorlopend. Na ontvangst van je cv nemen wij snel contact op voor een eerste gesprek met onze praktijkmanager. Bij een positieve klik volgt een gesprek met onze artsen, waarna we afsluiten met een aanbod. Stuur je cv en een korte motivatie naar [email protected] onder vermelding van “Patient Coordinator”.

Core Responsibilities

Respond to and follow up on patient leads and enquiries by phone, email, and forms, and answer questions before and after clinic visits. Coordinate consultations by contacting patients and scheduling or rescheduling appointments.

Requirements

Fluency in English and Dutch is required, along with a warm, professional manner, strong organizational skills, discretion with patient data, and confidence communicating by phone. Medical assistant or medical receptionist experience is a plus but not required; applicants must be available Tuesdays and Wednesdays, with additional availability and flexibility preferred.